Le Théâtre Varia engage un·e responsable de billetterie et agent·e d’accueil. La personne responsable de billetterie organise, optimise et harmonise la vente de billets pour des spectacles et des événements tout au long de la saison, met à jour et coordonne l’utilisation du logiciel de vente, et encadre l’équipe du personnel de billetterie/accueil du soir. Elle vient également en renfort du poste de réceptionniste dont la mission principale est d’accueillir de manière conviviale toute personne arrivant au théâtre.

Ces tâches demandent d’avoir une bonne connaissance des activités journalières qui ont lieu au sein de l’institution et de pouvoir anticiper l’accueil de tous et toutes. Elle·il est en relation étroite avec le service financier (bilans et rapports divers en lien avec la billetterie), avec le service de communication et programmation (mise à jour de la billetterie et réponse aux spectateur·rices), les artistes (gestion des invitations), la cheffe de salle (co-gestion des soirées / listes d’attente etc.), le service de presse et de diffusion, la réceptionniste (accueil des personnes en journée).

Il est très important d’avoir un vrai sens de la précision, de la convivialité et du contact. Il est également nécessaire d’avoir de la disponibilité et de la souplesse d’horaire de manière à pouvoir travailler ponctuellement en soirée et prendre en charge une partie des horaires liés à la billetterie du soir.

Le Théâtre Varia

Fondé en 1981, il offre aux spectateur·rices un théâtre actuel qui propose des thématiques et des esthétiques contemporaines, qui se veut accessible et tourné vers des publics diversifiés. Son infrastructure comporte deux bâtiments, dont deux salles de spectacle mais aussi des bureaux et des salles de répétition et de résidence. Sa mission principale est d’accompagner les créations des artistes de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Malgré son infrastructure multiple, il garde une dimension humaine. L’équipe permanente composée d’une petite vingtaine de personnes est très impliquée et travaille à ce que ce théâtre soit un lieu convivial et agréable. Le théâtre accueille de nombreux artistes qui viennent y travailler à court ou moyen terme. Le projet de la nouvelle directrice artistique et générale, Coline Struyf, met en avant l’accessibilité aux spectateur·rices du processus de création mis en place par les artistes.

Les missions

La·le responsable de billetterie :

  • Accueille, informe et conseille les publics au guichet et par téléphone sur la programmation.
  • Vend des places au guichet et par téléphone.
  • Traite les achats de billets en ligne
  • Imprime les billets en échange de contremarques et les billets des invité·es.
  • Gère les listes d’attente de spectateur·rices.
  • Gère le logiciel de vente de billets et ses mises à jour.
  • Paramètre le logiciel de billetterie en fonction de la politique tarifaire établie par le comité de gestion et y encode les spectacles et évènements saisonniers. Met à jour ces informations en étroite collaboration avec la communication, la programmation et le service financier.
  • Gère et optimise le fichier des spectateur·rices contenu dans le logiciel en collaboration avec les différents services du théâtre.
  • Veille à l’information et au conseil du public par son équipe et à la mise à jour des informations relatives à la billetterie et au contenu de spectacle en cohérence avec la stratégie développée par le service de communication.
  • Suit l’évolution des ventes avec le service de communication en vue de déclencher des opérations de promotion ou de communication.
  • Assure la gestion des réservations des groupes scolaires et associatifs en collaboration avec le service méditation, fait le suivi et l’archivage des factures de billetterie concernant ces réservations et facturations spécifiques.
  • Répond aux demandes particulières des spectateur·rices en appliquant et en ajustant les règles définies avec le comité de gestion et assure les remboursements.
  • Contrôle les caisses quotidiennement et rédige des bilans de caisse
  • Produit les rapports relatifs à la SACD et la SABAM.
  • Procède à la clôture de la billetterie des spectacles et de la saison.
  • Produit des états statistiques et des bilans qualitatifs sur la fréquentation de la structure.
  • Établit et transmet certains états comptables.
  • Recrute les jobistes chargé·es de la billetterie du soir en lien avec la cheffe de salle et la chargée des ressources humaines, et assure leur formation et leur encadrement.
  • Assiste au moins à l’une des représentations préliminaires des spectacles, et/ou à l’une des représentations publiques.

En tant qu’agent·e d’accueil, elle·il prend le relais de la réceptionniste en deuxième partie de journée – horaire encore à définir en fonction des activités – pour :

  • L’accueil et l’accompagnement des visiteur·euses ponctuel·les (artistes, bénévoles, rendez-vous, usager·ères…).
  • L’accueil des participant·es à des ateliers, conférences, et autres activités liées à la médiation en collaboration avec les médiateur·ices.
  • Le suivi de l’occupation de l’ensemble des salles, accueil et accompagnement des artistes en répétition ou en résidence (remise de documents, clés, etc…).
  • La gestion et la centralisation des appels et la réception de livraisons.

Profil recherché et qualifications requises :

  • Intérêt fort pour le secteur culturel et tout particulièrement pour le spectacle vivant.
  • Sens du contact, serviabilité.
  • Fiabilité, esprit d’équipe.
  • Dynamisme, enthousiasme et capacité d’initiative.
  • Rigueur et sens de l’organisation, de la planification et d’anticipation.
  • Autonomie et réactivité.
  • Bonne maîtrise du français ; la maîtrise du néerlandais et/ou de l’anglais et/ou d’autres langues est un plus.
  • Disponibilité et flexibilité d’horaire, travail régulier en soirée et ponctuel le weekend lors des représentations et de certaines activités particulières.
  • Une bonne connaissance d’Excel est nécessaire et une connaissance du reste de la suite Office (Outlook, Word, Teams) est un plus.
  • Capacité de classement de fichiers et de gestion de mails.
  • La connaissance de UTick est un plus.

Une expérience similaire dans cette fonction et/ou dans le milieu culturel est un atout.

Nous offrons :

  • Un CDD – Contrat à durée déterminée saison 2022-2023 (du 18/08/2022 au 30/06/2023), temps partiel à horaire variable.
  • Une rémunération respectant les barèmes de la commission paritaire 304 des Arts de la Scène
  • Des chèques-repas.
  • Une participation aux frais de déplacements domicile – lieu de travail.

En cas de candidatures similaires, le choix sera porté sur les profils représentés en minorité au sein de l’institution.

Pour postuler : 

Adressez votre CV et votre lettre de motivation pour le 15 mai 2022 au plus tard à info@varia.be à l’attention de Coline Struyf. Pour toutes questions : 02.640.82.58 ou info@varia.be.
Entretien sur rendez-vous prévu pour les candidatures retenues entre le 23 et le 25 mai 2022.

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